Política de Privacidade

Notas Zap Zap

Versão 2.1, de 4 de outubro de 2026. As regras desta versão aplicam-se a partir de sua disponibilização. Elas não constituem autorização retroativa para usos anteriores.

Ao usar o serviço, você declara ciência desta Política. Não há uma etapa adicional de aceite. O tratamento necessário ao serviço segue os fundamentos descritos abaixo; usos opcionais que dependam de consentimento têm escolha própria.

Esta Política explica o tratamento de dados no Notas Zap Zap, serviço gratuito de emissão de NFS-e pelo WhatsApp para prestadores MEI e Simples Nacional. Abrange usuários, representantes e pessoas cujos dados sejam fornecidos nas operações, inclusive tomadores pessoas físicas, além dos visitantes do site.

1 Responsável e contato

1.1 O serviço é disponibilizado por CODEX TECNOLOGIA LTDA., CNPJ 23.360.996/0001-41, Avenida Paulista, nº 1499, 10º andar, São Paulo/SP, CEP 01310-200. O canal compartilhado de privacidade e exercício de direitos é contato@qipu.com.br. Você não precisa contratar outro serviço Qipu para utilizá-lo em relação ao Notas Zap Zap. A Codex adota a dispensa de indicação de encarregado prevista no art. 11 da Resolução CD/ANPD nº 2/2022 para agentes de tratamento de pequeno porte, enquanto atender aos requisitos regulamentares.

1.2 A Codex atua como controladora quando decide finalidades próprias, como cadastro, segurança, relacionamento e análise do atendimento. Atua como operadora quando trata dados dos tomadores segundo instruções lícitas do prestador para preparar e transmitir a nota. A utilização desses mesmos dados para uma finalidade própria exige fundamento e transparência próprios. Autoridades fiscais e terceiros que decidam finalidades independentes respondem por essas atividades, conforme a legislação.

1.3 O Qipu, também disponibilizado pela Codex, administra cadastro, representação e gestão e armazenamento das credenciais. A utilização de outra marca ou ambiente não afasta a responsabilidade da Codex. Os documentos Qipu complementam os procedimentos realizados naquele ambiente; esta Política regula as conversas, a IA e as cópias do histórico do Notas Zap Zap.

Política de Privacidade Qipu

Termos de Uso Qipu

2 Dados e fontes

2.1 Conforme a operação, tratamos identificação e contato do usuário ou representante, telefone e identificadores do WhatsApp, nome, CNPJ, CPF quando necessário, e-mail, endereço e dados cadastrais da atividade. O procedimento de representação pode exigir comprovação proporcional dos poderes e da vinculação ao contribuinte.

2.2 Tratamos as mensagens enviadas ao nosso atendimento, as respostas, datas, identificadores das conversas e registros associados às solicitações. Conteúdos como imagens, áudios e anexos, quando enviados ao canal e recebidos pelo serviço, podem integrar o histórico. Eventual processamento desses conteúdos fica sujeito às mesmas finalidades e limites, com informação específica quando uma nova modalidade ou finalidade for introduzida.

2.3 Os dados fiscais incluem identificação do emitente e do tomador, descrição do serviço, valores, competência, município, códigos, parâmetros tributários exigidos e demais campos da operação, além de autorizações, protocolos, status e documentos fiscais. Certificados, senhas ou outros materiais exigidos pela integração são administrados no Qipu conforme o método aplicável ao contribuinte. Sua finalidade é autenticar operações autorizadas, com poderes e acesso limitados ao necessário.

2.4 Os registros técnicos podem incluir eventos de operação, falhas, identificadores de acesso e, nos ambientes que os coletam, IP, navegador e dispositivo. A análise do atendimento também produz indicadores, anotações e classificações derivados das conversas. Esses registros continuam pessoais enquanto permitirem identificação por meios razoáveis, mesmo quando substituímos o telefone ou o nome por um código.

2.5 Os dados provêm de você, de representantes autorizados, dos registros do serviço e das respostas dos sistemas fiscais e dos serviços técnicos necessários à operação. A conversa com nosso atendimento não confere acesso geral às suas outras conversas ou ao conteúdo do aparelho. Não envie credenciais fora do procedimento seguro indicado pelo Qipu, nem dados pessoais ou sensíveis sem necessidade.

3 Finalidades, papéis e fundamentos

3.1 Cadastro e execução do serviço: utilizamos os dados pertinentes para identificar e habilitar o contribuinte, verificar representação, preparar e transmitir solicitações autorizadas e entregar resultados. A execução de contrato ou de procedimentos preliminares aplica-se aos dados do titular que seja parte. Informações de representantes que não sejam parte são tratadas, quando adequado, com fundamento no legítimo interesse de verificar e executar a representação, mediante avaliação de necessidade e salvaguardas.

3.2 Dados dos tomadores: na condição de operadora, a Codex segue instruções lícitas do prestador controlador e presta a assistência cabível. O prestador deve ter fundamento adequado para fornecer os dados da operação. Uma confirmação pelo WhatsApp não constitui consentimento do tomador para treinamento, publicidade ou finalidades próprias da Codex.

3.3 Segurança, suporte e melhoria do atendimento: tratamos o histórico necessário à continuidade da conversa, à apuração de falhas, à prevenção de fraude e à avaliação da qualidade. Para usos próprios com dados não sensíveis, o legítimo interesse depende de finalidade específica, necessidade, expectativas razoáveis, avaliação de equilíbrio e medidas de proteção. O contrato não é fundamento universal para todo uso de mensagens.

3.4 Obrigações e defesa de direitos: conservamos ou fornecemos os dados necessários ao cumprimento de obrigação legal ou regulatória efetivamente aplicável e ao exercício regular de direitos nas hipóteses pertinentes. O fundamento deve corresponder à norma ou situação concreta; essas hipóteses não autorizam guardar toda a conversa para sempre.

3.5 O treinamento e o ajuste de modelos exclusivos do Notas Zap Zap utilizam exemplos sintéticos ou dados efetivamente anonimizados, conforme a seção 4. O uso do serviço manifesta aceite dos Termos e ciência desta Política, sem clique adicional. Esta Política é uma informação sobre o tratamento, e não uma autorização genérica: cada finalidade segue seu fundamento legal. A medição opcional do site depende de escolha afirmativa nas preferências do rodapé. O uso do serviço não autoriza publicidade, venda ou licenciamento comercial dos seus dados.

4 Histórico, equipe Qipu e inteligência artificial

4.1 As informações trocadas pelo WhatsApp são armazenadas para executar e acompanhar operações, preservar o contexto, resolver problemas e melhorar a compreensão dos pedidos e a clareza das respostas. A equipe Qipu pode acessar informações pertinentes para atividades autorizadas de suporte, com confidencialidade e limitação de acesso por função. A finalidade de melhoria não dispensa minimização, segurança e revisão da necessidade.

4.2 Os recursos de inteligência artificial são empregados sob gestão da Codex para compreender solicitações e gerar respostas do atendimento. Não enviamos o conteúdo das conversas ou os dados fiscais a fornecedores externos de IA para inferência, treinamento ou ajuste. Essa regra não elimina a transmissão necessária pelo WhatsApp, o uso de infraestrutura de armazenamento ou a comunicação com sistemas fiscais. Cópias locais, amostras, exportações, versões e bases analíticas seguem esta Política, sem finalidade ou prazo de conservação independente.

4.3 O treinamento e o ajuste destinam-se exclusivamente a modelos do Notas Zap Zap e utilizam exemplos sintéticos ou informações que não permitam identificar pessoas por meios razoavelmente disponíveis. Mensagens pessoais identificáveis, dados de tomadores e outros terceiros, credenciais, dados sensíveis e dados de menores não integram os conjuntos de treinamento. A remoção de nomes ou a troca de identificadores por códigos, isoladamente, não caracteriza anonimização.

4.4 A confirmação de uma operação fiscal não autoriza treinamento com dados pessoais. Qualquer futura adoção desse uso dependerá de atualização desta Política, de fundamento adequado e das escolhas específicas cabíveis, sem condicionar a emissão à autorização para treinamento. Pedidos relativos aos dados e às cópias do histórico podem ser enviados a contato@qipu.com.br.

4.5 A anonimização deve ser avaliada quanto ao risco de reidentificação e de reprodução de informações identificáveis pelos modelos. Se dados ou resultados permitirem identificar uma pessoa por meios razoáveis, permanecem sujeitos à LGPD e aos direitos do titular. A publicação desta Política não regulariza retroativamente tratamentos anteriores.

4.6 Podemos selecionar e substituir serviços técnicos, desde que respeitadas as finalidades, o fundamento de tratamento, a transparência e a segurança. A contratação futura de fornecedor de IA que receba conversas ou dados fiscais exige atualização das informações desta Política antes do novo fluxo, além das autorizações específicas que forem necessárias. A substituição de serviços não amplia as finalidades autorizadas.

5 Compartilhamento e armazenamento

5.1 A operação envolve o WhatsApp para envio e recebimento de mensagens e resultados; serviços de infraestrutura para hospedagem, armazenamento e recuperação; e sistemas fiscais para transmissão, validação e retorno das operações. O site utiliza Google Analytics para a medição opcional descrita na seção 9. A equipe Qipu utiliza os dados pertinentes à gestão e ao suporte sob responsabilidade da Codex. Não comercializamos dados pessoais nem compartilhamos conversas ou documentos fiscais com fornecedores externos de IA.

5.2 Dados pertinentes podem ser apresentados a autoridades quando houver exigência ou autorização legal e utilizados no exercício regular de direitos. Os compartilhamentos devem ser limitados à finalidade correspondente. Serviços que executam nossas instruções devem respeitar confidencialidade, segurança, limitação de finalidade, assistência aos direitos dos titulares e tratamento de incidentes e eliminação. Quando um destinatário decidir finalidades independentes, aplicam-se suas responsabilidades e informações próprias, preservadas as obrigações legais da Codex.

5.3 As bases de armazenamento mantidas pela Codex para o serviço estão localizadas no Brasil. Isso não significa que todo tratamento realizado pelas plataformas utilizadas ocorra exclusivamente no país. O WhatsApp informa operações globais, inclusive transmissão, armazenamento ou processamento nos Estados Unidos e em outros países de sua rede. O Google Analytics também possui infraestrutura e regras próprias. Essas plataformas tratam os dados necessários a seus serviços conforme suas condições, sem afastar os deveres da Codex pelos fluxos sob sua responsabilidade.

5.4 As transferências internacionais sob responsabilidade da Codex devem estar amparadas em hipótese legal de tratamento e mecanismo válido conforme a LGPD e a regulamentação da ANPD. As informações obrigatórias sobre países de destino, forma, duração, finalidade, responsabilidades, segurança e direitos devem ser disponibilizadas nesta Política ou em aviso específico acessível vinculado a ela. O consentimento para Analytics ou o aceite dos Termos não substituem automaticamente os requisitos de transferência internacional.

5.5 Você pode solicitar a identificação das entidades públicas e privadas com as quais tenha ocorrido uso compartilhado, informações sobre os países e mecanismos de transferência e, quando cabível, acesso às cláusulas aplicáveis, por contato@qipu.com.br. As informações obrigatórias e os direitos dos titulares são preservados, observados os segredos comercial e industrial legalmente protegidos.

6 Retenção e cópias

6.1 Não adotamos prazo máximo único para todos os dados. A conservação pode ter prazo indeterminado enquanto subsistir uma finalidade lícita, informada e demonstravelmente necessária. A necessidade deve ser reavaliada periodicamente e em eventos como encerramento, revogação e pedidos de titulares. A conservação sem limite único não autoriza manter todo dado pessoal para sempre.

6.2 Cadastro e credenciais: enquanto necessários à conta, aos poderes vigentes ou às operações autorizadas. Credenciais devem ser desativadas ou revogadas quando perderem necessidade, observados os procedimentos do Qipu. Após o encerramento, somente dados pertinentes a fundamento específico podem permanecer com acesso restrito.

6.3 Conversas e anexos: enquanto necessários ao contexto útil, à solução de problemas pendentes ou à melhoria com fundamento e necessidade documentados, com revisão ao menos anual. Documentos fiscais e autorizações: pelo período da obrigação efetivamente aplicável ou da defesa de direitos correspondente, conservando evidências pertinentes. Cada categoria segue seu próprio fundamento de conservação.

6.4 Registros de acesso: seis meses quando aplicável o art. 15 do Marco Civil da Internet, sem confundir registros de acesso com o conteúdo integral das conversas. Outros registros de segurança seguem a necessidade documentada da prevenção e apuração.

6.5 Cópias, versões, exportações, amostras e conjuntos de dados seguem os fundamentos e as limitações dos dados de origem. Cópias de segurança devem ter ciclo documentado de substituição e não podem ser reutilizadas para contornar uma exclusão. Informações efetivamente anônimas podem permanecer sem prazo máximo previamente fixado, com reavaliação do risco de reidentificação.

6.6 Encerrada a necessidade, os dados devem ser eliminados ou anonimizados, ressalvadas as hipóteses legais de conservação. Preservação para obrigação, litígio ou apuração exige fundamento, dados pertinentes, acesso restrito e revisão ao terminar sua causa. A justificativa de defesa de direitos não permite conservar toda a base indiscriminadamente.

7 Exclusão e direitos

7.1 Envie pedidos a contato@qipu.com.br, inclusive para encerramento e eliminação das mensagens e cópias do histórico. O atendimento é gratuito e inclui usuários, representantes e tomadores. A identidade e os poderes serão verificados de forma proporcional, sem coleta excessiva. Quando atuarmos como operadora, auxiliaremos o controlador e indicaremos o encaminhamento pertinente.

7.2 Você pode pedir confirmação, acesso, correção e informações sobre compartilhamentos; nas condições legais, portabilidade, anonimização, bloqueio ou eliminação; revogação de consentimento, informação sobre recusa e suas consequências, e oposição a tratamento irregular. Pode solicitar revisão de decisão exclusivamente automatizada que afete seus interesses e informações sobre seus critérios, preservados os segredos legalmente protegidos. Também pode peticionar à ANPD e recorrer aos órgãos competentes.

7.3 O atendimento observa os requisitos e prazos da LGPD e da regulamentação aplicável, inclusive os regimes diferenciados de pequeno porte quando cabíveis. Eventuais impedimentos ou conservações necessárias serão informados de modo fundamentado. Não oferecemos prazo contratual único adicional para todos os direitos.

7.4 Dados elegíveis devem ser retirados dos ambientes ativos sem demora indevida e conforme os prazos legais. Cópias de segurança podem permanecer até seu ciclo documentado de substituição, sem uso para atendimento ou treinamento. Após restauração, a exclusão deve ser reaplicada antes da retomada do uso. Correções, bloqueios e eliminações serão comunicados aos destinatários quando exigido.

7.5 A Codex não elimina diretamente registros sob controle independente de autoridades fiscais ou de outros agentes. Apagar a conversa no seu aparelho não exclui as nossas cópias. A eliminação de dados pessoais não cancela uma NFS-e autorizada; pedidos fiscais seguem os procedimentos competentes.

8 Segurança e incidentes

8.1 A proteção deve observar medidas técnicas e administrativas proporcionais aos riscos, incluindo acesso limitado às funções autorizadas, confidencialidade e proteção das credenciais, do armazenamento e da transmissão. Não oferecemos garantia de invulnerabilidade ou certificação não comprovada. Essa limitação não afasta nossos deveres legais de segurança, prevenção e prestação de contas.

8.2 Incidentes devem ser apurados, contidos e tratados com medidas para reduzir seus efeitos. Quando atuarmos como controladora, as comunicações obrigatórias aos titulares e à ANPD observarão os requisitos e prazos da regulamentação. Quando atuarmos como operadora, informaremos o controlador sem demora indevida e prestaremos assistência. Suspeitas podem ser comunicadas por contato@qipu.com.br.

9 Cookies, armazenamento local e Google Analytics

9.1 O site disponibiliza Google Analytics 4 para medição opcional de visitas e interações. A tag somente é carregada após escolha afirmativa em “Preferências de privacidade”, no rodapé, ou enquanto existir escolha afirmativa anterior válida. Não é necessário escolher uma opção para navegar ou iniciar o atendimento: sem autorização válida, a tag permanece desativada. A medição envolve identificadores de navegador, páginas públicas, eventos de navegação e dados técnicos; esses elementos podem constituir dados pessoais. O Google pode processar IP para comunicação e estimativa geográfica. Essa medição é distinta do atendimento pelo WhatsApp.

9.2 Você pode aceitar, recusar ou alterar a escolha em “Preferências de privacidade”, no rodapé. O painel não é aberto automaticamente e não bloqueia os links ou o uso do serviço. A retirada interrompe novas medições e remove os cookies de audiência controlados pelo site, com recarregamento da página quando necessário. Recusar Analytics ou não abrir o painel não impede a navegação nem a emissão.

9.3 O navegador conserva a escolha de privacidade com validade lógica de 180 dias. Os cookies de audiência configurados para 180 dias estão sujeitos às limitações do navegador e à renovação durante visitas autorizadas. A escolha pode permanecer no armazenamento local até ser substituída ou apagada. A duração dos cookies não determina o prazo dos eventos e relatórios armazenados na ferramenta de medição.

9.4 A medição abrange interações com links, guias, dúvidas, navegação e consulta de cobertura. A consulta de cobertura envia quantidade e existência de resultados, sem o texto digitado. As URLs medidas excluem parâmetros livres; somente informações de campanha previamente permitidas acompanham os eventos.

9.5 Conversas, documentos fiscais, credenciais e identificadores de clientes, como CPF, CNPJ, telefone e e-mail, não devem ser enviados como parâmetros de audiência. A configuração desativa Google Signals e personalização publicitária. Eventos, relatórios e exportações seguem seus critérios de necessidade, acesso e atendimento aos direitos. As páginas específicas dos Termos e desta Política não incorporam scripts de medição.

Informações do Google sobre a coleta do GA4

Política de Privacidade do Google

10 Dados sensíveis, menores e atualizações

10.1 O serviço é destinado a pessoas com capacidade para operar a atividade empresarial. Evite inserir dados sensíveis, como informações de saúde, religião ou biometria, quando desnecessários. Uma operação que efetivamente exija esses dados, ou envolva crianças e adolescentes, depende das condições legais específicas e, quando aplicável, do melhor interesse. Esses dados não devem ser reaproveitados para os conjuntos de treinamento descritos nesta Política.

10.2 A versão vigente é acessível nos links identificados do site https://www.notaszapzap.com.br/, inclusive junto aos acessos para iniciar o atendimento pelo WhatsApp. Mudanças relevantes serão comunicadas pelos canais disponíveis e terão efeito prospectivo. Novas finalidades que dependam de consentimento exigem autorização própria. Dúvidas e pedidos: contato@qipu.com.br.